Pasos para añadir un pedido en el ADM

Listado de Pedidos

Antes de profundizar en la gestión de pedidos, demos un paseo por el listado de pedidos para familiarizarnos con su estructura y funcionalidades.

Widgets #

En la parte superior de la pantalla, encontrarás cuatro secciones o widgets que sirven como filtros rápidos para facilitar la gestión de los pedidos:

• 🔵 Nuevos pedidos: Pedidos recién creados que aún no han sido procesados.
• 🟣 Pedidos pendientes de validar: Aquellos que requieren la aprobación de un usuario con un rol superior al tuyo.
• 🟠 Pedidos pendientes de instalar: Pedidos que requieren instalación para ser completados.
• 🟢 Pedidos pendientes de enviar: Pedidos listos para ser enviados al cliente.

Los Filtros del Listado #

Debajo de los filtros rápidos, se encuentra el listado de pedidos, que ofrece diversas opciones de filtrado:

• 📅 Filtrar por fecha: Permite seleccionar pedidos dentro de un rango de fechas específico.
• 📦 Filtrar por tipo de pedido:
  • 🛠️ Pedidos que incluyen instalación realizada por IKOS.
  • 🚚 Pedidos de envío directo a clientes sin necesidad de instalación.
• 🔍 Filtrar por estado del pedido: Se pueden visualizar los pedidos según su estado actual.

🔎 Buscar un pedido por:

• 🆔 Número de pedido.
• 🏢 Distribuidor.
• 👤 Nombre de cliente.
• 📍 Zona de instalación o envío.

Estados de los Pedidos #

Cada pedido puede encontrarse en uno de los siguientes estados:

• ⚪ Borrador: Pedidos nuevos que están en proceso de edición.
• 🟣 Por validar: Pedidos completamente detallados que están a la espera de validación por parte de un superior.
• 🔵 Por hacer: Pedidos ya validados que están en espera de ejecución.
• 🟡 Parcialmente completado: Pedidos en los que algunos productos o servicios aún no han sido entregados al cliente.
• 🟢 Completado: Pedidos totalmente gestionados y entregados al cliente.
• 🔴 Cancelado: Pedidos que han sido cancelados manualmente y que no seguirán adelante.

Columnas del Listado #

El listado de pedidos muestra información clave para la gestión de cada solicitud, incluyendo:

• 🆔 Número de pedido asignado.
• 📆 Fecha de creación o alta del pedido.
• 👤 Datos del cliente. Nombre, NIF, Dirección de facturación, usuario si ya está registrado en el ADM.
• 🏢 Distribuidor.
• 📦 Columna del producto, donde se identifican los productos incluidos en cada pedido. En esta última columna, se utilizan siglas y acrónimos para identificar rápidamente los productos asociados a los pedidos. Por ejemplo:
  • ‘1M’ indica un Multi.
  • ‘2P’ indica dos Pro.
  • ‘3C’ indica tres Connects.
• 🟢 El estado del pedido.

No todos los productos cuentan con una sigla asignada, pero sí aquellos que se utilizan con mayor frecuencia. Con esta estructura, la gestión y seguimiento de los pedidos en IKOS se vuelve más ágil y eficiente, facilitando la organización y ejecución de cada solicitud.

Roles en la Gestión de Pedidos #

Existen dos roles principales que pueden actuar sobre los pedidos:

• Rol Comercial Superior: Funciona como validador final de los pedidos. Además de validar, este rol puede crear sus propios pedidos en el ADM y tiene acceso a todos los pedidos creados en el sistema.
• Rol Comercial: Este rol solo puede visualizar los pedidos que ha creado y no tiene acceso a los pedidos generados por otros usuarios.

Añadir Pedidos #

Cómo Añadir un Pedido Nuevo desde Cero

Para registrar un nuevo pedido, sigue estos pasos:

1. Acceder al Formulario de Alta de Pedidos
   • A continuación, se abrirá el formulario donde se introducirán los datos del pedido.
2. Indicar el Usuario Final
   • Si el usuario final ya existe en el sistema, selecciónalo de la lista.
   • Si no existe, salta directamente al campo de Dirección de Facturación.
3. Añadir una Dirección de Facturación Nueva
   • Se abrirá un desplegable, selecciona la opción «Más Añadir».
   • Completa los campos obligatorios:
     • Nombre completo o razón social
     • NIF
     • Teléfono
     • Dirección completa
   • 📌 El código postal en la dirección de facturación filtra automáticamente el municipio y la población, incluyendo los núcleos de población dentro de un municipio, y viceversa.
   • Indica la cooperativa y el número de la cooperativa correspondiente.
   • Pulsa Guardar cuando termines.
   • Tras escribir la dirección de facturación, el nuevo cliente quedará guardado en el ADM.
4. Indicar el Distribuidor de Facturación
   • Ahora toca indicar si el pedido va a ser facturado a nombre del propio cliente.
   • Para este ejemplo, dejamos marcado «Sin distribuidor» en el campo de Distribuidor de facturación.
   • Si el pedido se asignará a otro distribuidor con los que ya trabajamos en IKOS:
     • Ubícate dentro del campo de Distribuidor de facturación.
     • Escribe las tres primeras letras del distribuidor para cargarlo.
     • Selecciona el distribuidor deseado.
   • En este último caso, el pedido se facturará a nombre del distribuidor seleccionado.
   • Únicamente los precios de los productos destinados al distribuidor Seidor pueden modificarse en el apartado de productos.
   • Si asignas un distribuidor al pedido, los precios de los equipos de IKOS que se van a suministrar en el pedido ya llevan consigo los precios del distribuidor asignado.
   • Generalmente, un cliente nuevo se asociará al distribuidor Seidor si el pedido es para el Kit Digital.
5. Asignación y Datos Adicionales
   • En el campo Comercial, aparecerá tu nombre como la persona que está registrando el pedido.
   • Podrás asignar o relacionar un trato que se cargará automáticamente desde los CRM Zoho y ActiveCampaign.
   • También puedes seleccionar un grupo de usuarios del listado.
6. Indicar Datos de Instalación o Envío
   • Marcar si el pedido es para instalar.
   • Añadir la dirección de instalación. Si coincide con la dirección de facturación, puedes reutilizarla, o añadir una nueva.
   • Escribir la fecha prevista de instalación, que suele ser dentro de unos tres meses.
7. Introducción de Equipos y Observaciones
   • Añadir los equipos que el cliente desea con «+ Añadir nuevas filas», indicando la cantidad a la derecha.
   • Opcionalmente, escribir observaciones sobre el pedido.
   • En la esquina inferior derecha, se verá la suma total del pedido.
8. Finalización del Pedido
   • Guardar el pedido en estado Borrador con el botón en la esquina superior derecha.
   • Si el pedido está completo, pásalo a «Por validar».
   • Un rol superior validará el pedido para su ejecución.
   • Una vez aprobado, el pedido pasará al estado «Por hacer», creándose la orden de trabajo asociada.
   • Cuando el pedido esté completamente gestionado, pasará a «Completado» y podrá ser facturado.

Detalle del Pedido #

• Una vez guardado el pedido, aparecerá en la columna de la derecha una sección con el detalle del pedido.
• Desde ahí podrás escribir comentarios relacionados, ver el historial de cambios y consultar el resumen.
• Cuando se creen las órdenes de trabajo (OTs), sus comentarios se enlazarán en esta sección junto con un acceso directo para ver el detalle de las OTs.
• El detalle del pedido podrás ocultarlo siempre que lo necesites y volver a mostrarlo pulsando sobre el icono de la i.

Con esta estructura, la gestión y seguimiento de los pedidos en IKOS se vuelve más ágil y eficiente, facilitando la organización y ejecución de cada solicitud.

Pedidos desde Tratos #

Puedes seguir estos pasos simplificados:

1. Buscar al Cliente
   • Introduce su nombre o correo electrónico.
2. Seleccionar la Dirección de Facturación
   • Elige una existente o añade una nueva.
   • Completa los datos si es necesario.
3. Asignar un Trato desde el CRM
   • Introduce el nombre o el NIF para localizar el trato.
4. Seleccionar un Distribuidor
   • Se filtrarán los distribuidores relacionados con el usuario.
   • Si el trato es nuevo, aún no tendrá un distribuidor asignado.
   • Puedes buscar y asignar uno, por ejemplo, Seidor.
5. Asignar un Grupo de Usuarios
   • Puedes relacionar el pedido con un grupo de usuarios o dejarlo en blanco si no aplica.
6. Verificar el Comercial Asignado
   • El comercial asignado por defecto eres tú.
   • Solo un rol superior al de comercial puede reasignar pedidos a otros comerciales o a sí mismo.

Validación de pedidos #

Validación de un Pedido #

Para validar un pedido con un rol apropiado, sigue estos pasos:

1. Accede al listado de pedidos y busca el pedido que se encuentra en estado Por validar.
2. Haz clic sobre el pedido para entrar en su detalle y revisar la información ingresada.
3. Verifica los datos clave, incluyendo:
   • Datos del cliente.
   • Dirección de facturación.
   • Productos y cantidades.
   • Fecha de instalación o envío.
4. Si todo está en orden, dirígete a la esquina superior derecha y pulsa el botón «Validar».
5. El pedido cambiará automáticamente de estado y pasará a Por hacer.
6. Se generará la orden de trabajo asociada, y el departamento correspondiente se encargará de planificar la instalación o el envío del pedido.

Edición y Gestión de Pedidos #

• Dentro de la edición de un pedido, siempre podrás cancelarlo en cualquier estado en el que se encuentre y por cualquier motivo.
• También puedes seleccionar el icono de «Más» para seguir registrando pedidos nuevos sin tener que salir de la pantalla.

Detalle del Pedido y Seguimiento #

• Una vez guardado el pedido, aparecerá en la columna de la derecha una sección con el detalle del pedido.
• Desde ahí podrás escribir comentarios relacionados, ver el historial de cambios y consultar el resumen.
• Cuando se creen las órdenes de trabajo (OTs), sus comentarios se enlazarán en esta sección junto con un acceso directo para ver el detalle de las OTs.

Nos vemos pronto y espero que este tutorial te haya sido muy útil. ¡Gracias por tu tiempo!